RMAIL

Den rekommanderede e-mail giver dokumentation for levering, indhold kryptering

email kryptering video overlay
Afspil video

Spar udgiften til de anbefalede breve

Mange virksomheder har brug for at kunne dokumentere at en forsendelse er sket til en bestemt tid. I disse tilfælde har det anbefalede brev været go-to-løsningen – men man kan opnå det samme med en e-mail. Her kan I ovenikøbet dokumentere indholdet.

Ingen tvivl om hvad der blev skrevet hvornår

Hvad stod der egentlig i den e-mail? Normalt er det ikke et problem, men det øjeblik en modtager begynder at så tvivl om indholdet af en e-mail, kan en RMail-kvittering stoppe diskussionen, før det overhovedet bliver et problem.

Juridisk vurdering af RMail​

Danastar har anmodet Sundgaard Advokater I/S om at foretage en juridisk vurdering af Danastars ApS’ produkt ”RMail” i forhold til dansk rets beviskrav til fremkomsten af skriftlige meddelelser, herunder om kvitteringen for leveringen af en RMail må antages at blive lagt til grund som bevis af en dansk domstol.

"En RMail er efter vores vurdering mindst lige så godt som et traditionelt (anbefalet) brev og langt bedre end de gængse kvitteringer for levering af e-mail."

Fra "Konklusion" af Thomas Torre Christiansen Advokat (H), Partner, Sundgaard Advokater

Udarbejdet den 25. november 2020 af:

Sundgaard logo hvid

Læs hele vurderingen her:

Udvalgte uddrag:

“Det er min bedste juridiske vurdering, at en RMail med komplet kvittering og ubrudt revisionsspor vil udgøre tilstrækkelig dokumentation for afsendelse og leveringstidspunkt for meddelelsen, herunder det konkrete indhold og de vedhæftede filer, til at fungere som et såkaldt ”systembevis”, der må forventes at blive lagt til grund af en dansk domstol, medmindre modtageren dokumenterer, at mailen uanset den fremlagte kvittering alligevel ikke er leveret til den korrekte mailadresse.

Det er desuden min bedste juridiske vurdering, at RMail med komplet kvittering i langt i fleste tilfælde vil opfylde lovgivningens retlige standard ”kommet frem”, der almindeligvis er gældende i forbindelse med retlige påbud. Beviset for autenticitet, levering og indhold for en RMail er efter vores vurdering mindst lige så godt som et traditionelt (anbefalet) brev og langt bedre end de gængse kvitteringer for levering af e-mail.

Dog er det visse steder i lovgivningen udtrykkeligt bestemt, at meddelelser ikke kan leveres som digitale dokumenter. Dette gælder eksempelvis meddelelser efter lejelovens § 87 og 93 (udlejers opsigelse, lejerens indsigelse mod udlejers opsigelse og meddelelse om betalingspåkrav). Disse skal altid sendes med brevpost.”

“Alternativet til anbefalet post er fremsendelse af et brev med afleveringsattest. Dette indebærer, at postbuddet kvitterer for, at han har afleveret brevet i postkassen hos modtageren, hvorefter afsenderen får denne kvittering retur. Dette anses for et ret sikkert bevis for, at et påbud er ”kommet frem”, selvom beviset reelt set afhænger af det enkelte postbuds grundighed.

Hvis man sammenligner med RMail, så er dialogen mellem budbringeren (postbuddet eller RMails server) og modtageren, noget mere omfattende i forbindelse med leveringen af end RMail end ved leveringen af et brev med afleveringsattest. Derfor er det også min opfattelse, at en RMail kan erstatte breve med afleveringsattest.

Kun i det tilfælde, hvor modtageren bekræfter modtagelsen af et anbefalet brev, vil jeg vurdere, at beviset ved papirpost er stærkere. Dette vil dog sjældent være tilfældet med et juridisk påbud, som modtageren normalt ikke ønsker at modtage.

Hertil kommer, at der hverken for anbefalede breve eller breve sendt med afleveringsattest er noget bevis for indholdet af kuverten, men dette er ikke en del af rammen for dette notat.”

“Ved fremsendelse af almindelige emails via fx MS Outlook, gemmes afsendte mails i mappen ”sendt post”. Imidlertid har afsenderen rent teknisk en ret vid mulighed for at kunne redigere i sendte mails, ligesom tidsstemplet kan også forholdsvis let kan påvirkes ved at stille på uret på computeren eller afsenderens mailserver.

De mest gængse mailprogrammer tilbyder, at afsenderen kan bede om at få ”kvittering for levering” og/eller en ”kvittering for læsning”. Disse kan modtageren imidlertid vælge at slå fra generelt eller i 4 forhold til den konkrete besked.

På samme måde som ved anbefalet brev, så er ”kvittering for modtagelsen” et ret godt bevis, hvis modtageren vælger at sende den, men metoden er ubrugelig i forhold til en modtager, som ikke ønsker at bekræfte modtagelsen af meddelelsen. Dette må forholdsvis ofte være tilfældet ved juridiske påbud.

RMail er derfor et klart bedre alternativ end leveringskvitteringerne i de gængse mailprogrammer.

Heller ikke ved almindelige email er der nogen sikker dokumentation for indholdet af den oprindelige meddelelse, som tilfældet er for RMail.”

Dokumentation for levering og modtagelse

For hver afsendt RMail modtager I den patenterede Registered Receipt™, der giver samme sikkerhed for levering som et rekommanderet brev. Kvitteringen dokumenterer tidspunkt for levering og modtagelse samt i de fleste tilfælde også tidspunkt for åbning.

Dokumentation for overholdelse af love og regler

Hvis I er pålagt af lovgivning eller interne regler at kryptere følsomme oplysninger, så er det vigtigt at kunne dokumentere, at I har overholdt reglerne (jvf. eksempelvis Persondataforordningen art. 5 stk. 2). Din RMail-kvittering kan benyttes som dokumentation for, at I har overholdt reglerne.

Vis at din e-mail er vigtig

Hvis du benytter “markeret” funktionen inkluderes ordet “Registered” automatisk i emnefeltet i din e-mail og tilføjer et RMail® banner i tekstfeltet, så din modtager ved at du kan spore e-mailen. Du kan også sende uden banneret for at bibeholde udseende af en normal e-mail.

Genskab det oprindelige indhold

Med RMail har I adgang til en tredjeparts verificering, skulle det blive nødvendigt. I skal blot videresende jeres RMail-kvittering til verify@r1.rpost.net for at modtage en kopi af den originale e-mail. Det skal understreges, at der IKKE ligger en kopi af jeres e-mail i skyen – den oprindelige e-mail ligger indlejret i kvitteringen.

Det siger vores kunder:
Vi har brancheaftaler med:
RMail krypteret email
Når en almindelig e-mail er god nok

Gratis mail-kryptering frem til 31. december

Vi er mange, der – igen – er tvunget til at løse vores arbejdsopgaver hjemmefra, og der kan blive brug for at digitalisere (endnu) flere arbejdsgange. Derfor har Danastar sammen med Frama og RPost, der står bag RMail besluttet, at nye brugere kan anvende vores produkter gratis indtil 31. december.