Der er mange faldgruber, når store filer skal sendes krypteret

Hos de fleste e-mail-udbydere er der grænser for, hvor store filer, I kan vedhæfte jeres e-mails. For eksempel begrænser både Gmail og Yahoo filstørrelsen til i alt 25 megabyte (MB). Microsoft Outlook har også en standardgrænse på 20 MB for vedhæftede filer.

Som mange sikkert har oplevet, er e-mail ikke naturligt velegnet til at sende store filvedhæftninger. For eksempel er det svært at vide, hvor store filer modtagerens mailsystem vil acceptere.

Er det familiens feriebilleder, der skal deles? Intet problem. Her findes der en lang række værktøjer. Men er det følsomme virksomhedsfiler, der skal deles – og er de for store til at sende med en normal e-mail – er man nødt til at overveje mere specialiserede fildelingstjenester.

En bekymrende udvikling: Shadow IT

Næsten alle medarbejdere bruger cloud storage-tjenester på privat basis. Bare tre eksempler: OneDrive er sandsynligvis en del af hver Windows 10-installation, og Google Drive kommer automatisk med din Android Smartphone. Desuden er Dropbox et af de mest brugte cloud storage- og fildelingsværktøjer blandt private.

Adgangen til disse cloud storage-tjenester er let: Alt du behøver er et brugernavn og en adgangskode. Et link til at dele indholdet oprettes inden for få sekunder. Fantastisk! Men hvad har det med Shadow IT at gøre? Hvad betyder det?

Der er talrige eksempler på, at medarbejdere bruger deres private cloud-lagerplads også til udveksling af større følsomme forretningsfiler, da de mangler de rigtige værktøjer på arbejdspladsen. Det betyder, at følsomme virksomhedsfiler lagres på diverse tjenester rundt omkring i skyen. På den måde mister virksomheden kontrollen med de følsomme filer.

Begrebet Shadow-IT dækker simpelthen over medarbejdernes brug af private værktøjer og tjenester, som går under IT-teamets radar.

Version2’s blogger Jesper Lund Stocholm har også skrevet om Shadow IT her.

Før du vælger fil-delingsløsning:

Følgende er godt at få afklaret, før man vælger, hvordan ens virksomhed skal håndtere de store filer:

1. Skal vi kunne vedhæfte og sende store filer direkte fra vores e-mail-program? De fleste brugere sætter pris på bekvemmeligheden ved “vedhæft-og-send” uden at skulle forlade Outlook eller anden mailklient; en bekvemmelighed, der øger produktiviteten.
2. Kan vi tillade, at de overførte filer gemmes “for evigt”? Kan vi leve med at skulle slette dem manuelt? Det skal sikres, at store filer, der overføres med online cloud storage-værktøjer, ikke efterlades og glemmes online.
3. Hvis filerne gemmes i et online fildelingssystem, hvem har så ellers adgang til dem? Hvem administrerer systemet og brugernes konti? Kan andre medarbejdere (eller konsulenter) gå online og se de dokumenter, der er blevet delt gennem tiderne?
4. En cloud-løsning indeholder en risiko for, at eksterne får adgang til filer, det ikke var meningen, de skulle have adgang til. For eksempel skal man være opmærksom på, om et link kan bringe modtageren tilbage til en mappe, der indeholder mere end de dokumenter, der var beregnet til deling.
5. Er det vigtigt for os, at de store filer sendes krypteret? I så fald er det også vigtigt, at I kan dokumentere, at leveringerne foregår krypteret af hensyn til EU-persondataforordningen.

RMail med LargeMail service

At sende store filer er en del af RMail-pakken. Og den fortjener at blive nævnt i denne sammenhæng. I sammenligning med andre leverandører skiller følgende fordele sig ud:

1. RMail er integreret i brugerens workflow. Der er ikke behov for at åbne en browser og indtaste adgangskoder. Send direkte fra Outlook/Gmail/365.
2. RMail sender fra en bekræftet e-mail-adresse. Modtageren kan stole på denne adresse. Ingen spam eller reklame.
3. Med RMail modtager afsenderen en registreret kvittering, der dokumenterer levering, herunder sporingsoplysninger, tidsstempler og downloadnotifikationer. Kvitteringen fungerer også som et Compliance Record ifht. EU-persondataforordningen (GDPR).
4. Med RMail kan du kryptere hele din kommunikation og filudveksling – ovenikøbet med en ekstra fordel for modtageren: Sikker og krypteret svarmulighed.
5. Lagringstid, download notifikationer osv. kan nemt administreres af IT-administratoreren.

Læs mere om RMail’s måde at sende store filer på her.