Ved du, hvad der ligger bag over halvdelen af de indberetninger, Datatilsynet modtager? Menneskelige fejl! Altså at en e-mail bliver sendt ukrypteret ved en fejl, eller at følsomt indhold bliver sendt til den forkerte modtager.
Datatilsynet offentliggør løbende statistik over de indberetninger, der kommer fra danskerne, og tallene er interessante. Der tales og skrives en del om udefrakommende trusler, som for eksempel ransomware og alskens hackerangreb, men statistikkerne viser, at den største “trussel” nok faktisk er ansat i virksomheden. Det er nemlig oftest fejl, der fører til indberetninger.
Tilfælde af hacking, brute force-angreb og ransomware er den kedelige baggrund for tilsammen 3,5 procent af indberetningerne. Denne slags angreb kan selvfølgelig være meget alvorlige, men relativt få bliver altså ramt.
Klart flest indberetninger skyldes fejl, og den mest almindelige fejl er, at følsom data bliver sendt til den forkerte modtager. Ligger man dertil de indberetninger, der skyldes, at følsomt indhold bliver sendt med for lavt niveau af kryptering, kommer man op på 60,5 procent af de samlede indberetninger.
Det er voldsomt. Og derfor har "RMail til Outlook" fået en håndfuld nye tricks i lommen, der kan minimere risikoen for netop disse menneskelige fejl.
1) RMail Anbefaler + automatisering
Sender du en e-mail, der indeholder ordet “personnummer”, udløses RMail Anbefaler og du modtager en pop-up-besked, der foreslår dig at kryptere e-mailen. Sender du en e-mail med ordet “faktura”, vil RMail Anbefaler spørge, om du ikke bør sende din e-mail rekommanderet, så du kan spore og bevise e-mailens fremkomst.
Med RMail Anbefaler kan du opsætte de ord, der skal udløse en anbefaling* – samt hvilken funktion, RMail skal anbefale dig at bruge.
Og er en venlig påmindelse ikke helt nok, kan du endda – med den nye opdatering til Outlook – oprette en liste med modtagere og domæner, som udløser en automatisk handling. På den måde kan du sikre dig, at dine e-mails til bogholderierne altid er sendt rekommanderet, at e-mails til udvalgte modtagere – eksempelvis klienter – automatisk bliver sendt end-to-end-krypteret. Uanset hvilken send-knap du trykker på.
Smart, ikke?
*Som udgangspunkt udløses RMail Anbefaler af en allerede eksisterende liste med udvalgte ord. Der er mulighed for, at du selv kan skræddersy denne liste, så den passer til netop din virksomheds behov. Kontakt os for at høre mere om mulighederne.
Vi har desuden mulighed for at hjælpe dig med at opsætte RMail Anbefaler, så den ALTID beder dig –og/eller dine medarbejdere – om at tage stilling til, om en e-mail skal sendes krypteret eller rekommanderet.
2) RMail Whitelist
Hvis du er, som vi mennesker er flest, så har du prøvet at sende en e-mail afsted til den forkerte modtager. Og ofte er det bare en svipser, der kan klares med et “ups, beklager!” – men risikoen for, at du får sendt en e-mail med følsomt indhold til den forkerte modtager, findes jo også.
Når du sender en e-mail krypteret med RMail, går systemet automatisk ud fra, at e-mailen indeholder emner, som af den ene eller anden årsag, skal være krypteret. Men før nu, har RMail ikke tjekket, hvem den krypterede e-mail bliver sendt til – og registreret om modtageren er kendt eller ukendt?
Det kan RMail nu. RMail Whitelist virker på den måde, at når du er ved at sende en e-mail med RMail til en modtager, du normalt ikke sender krypteret eller rekommanderet til, så får du en advarsel om, at det er første gang, du sender med RMail til vedkommende – og så kan du gøre én af to ting:
1) Ånde lettet op, fordi du var liiiige ved at sende følsomt indhold til den forkerte modtager, men nu kan ændre e-mailadressen, inden skaden er sket...
2) … eller godkende modtageren og opdatere din Whitelist, som indeholder de modtagere, du normalt sender krypteret og rekommanderet - og dermed vigtigt og følsomt indhold til.
I opsætningen kan du vælge, hvornår listen skal nulstilles, så du automatisk bliver ved med – med jævne mellemrum – at holde din liste opdateret. På den måde kan du luge ud i gamle forretningsforbindelser, klienter eller andre, som tidligere har skulle modtage e-mails sendt med RMail.
3) Tidsbegrænset tekst og Fortrolig tekst
Opnå endnu højere sikkerhed af dine private beskeder – om du deler kreditkortinformationer eller anden personlig information i en krypteret e-mail, så er Tidsbegrænset tekst og Fortrolig tekst de nye funktioner, som giver dig 100% sikkerhed for, at din private besked udelukkende læses af rette modtager.
For det er faktisk hos din modtager, at den menneskelige fejl ligger i denne kontekst: Når din modtager af en krypteret e-mail ukritisk kommer til at videresende din e-mail ukrypteret til en tredjepart.
Dette scenarie kan ikke længere udspille sig med tidsbegrænset og fortrolig tekst. Du har med andre ord 100% kontrol med dine følsomme/interne oplysninger. Livrem og seler, som vi bedst kan lide det.
Den tidsbegrænsede tekst sendes som en del af SideNote-funktionen og kan kun læses én gang, kan ikke kopieres og kan desuden kun tilgås i en begrænset tidsperiode (deraf navnet på funktionen). Med den gule SideNote “post-it” kan du sende en tidsbegrænset tekst, der er henvendt enten primære modtager(e), til cc-modtager(e) eller bcc-modtager(e).
Den fortrolige tekst kan indsættes direkte i e-mailen som en del af brødteksten. Blot ved at indramme teksten med xx-tegn, sikrer du dig, at den fortrolige del af e-mailen kun kan tilgås med særlig, tidsbegrænset adgang og ikke kan videresendes eller kopieres. Desuden kan du med RMails kvitteringer holde øje med, om din modtager har læst din fortrolige tekst.
Hvordan kommer jeg i gang?
For at få adgang til de nye funktioner, skal du køre med den seneste version af "RMail til Outlook"-plugin'et. Hvis ikke du allerede gør det, kan du nemt opdatere, og vi har lavet en lille guide. Men kontakt os endelig, hvis det volder besvær.
Er du (endnu) ikke RMail-kunde, kan du prøve RMail, se priser her eller kontakte os her (eller i chatten her på siden).
